Roermond is een stad waar het hele jaar door iets te doen is, van de vastelaovend en de kermissen tot festivals aan de Maasplassen, de jaarmarkt en tientallen buurtfeesten. Wil je zelf iets organiseren, dan begint dat niet bij een idee maar bij de vraag of je een melding doet of een vergunning aanvraagt.
Begin bij de beslisboom
De gemeente heeft een beslisboom voor evenementen. Daarmee loop je stap voor stap na of jouw activiteit onder een melding valt of onder een vergunningplicht, waar je rekening mee moet houden en welke documenten worden verwacht. Doe dat als eerste, nog voor je een datum vastlegt of een band boekt. Het scheelt namelijk of je iets in enkele weken kunt regelen of dat je maanden nodig hebt.
Melding of vergunning
Een klein evenement met beperkt bezoek, weinig geluid en geen afsluiting van een doorgaande weg kan vaak met een melding. Denk aan een straatbarbecue of een klein buurtfeest. Zodra er meer mensen komen, er versterkte muziek is, er wegen dicht moeten, er alcohol wordt geschonken of er constructies worden opgebouwd, kom je in de vergunningplicht terecht. Dan wordt er ook advies gevraagd aan politie, brandweer en de geneeskundige dienst.
De evenementenkalender
Voor grotere evenementen werkt Roermond met een jaarlijkse evenementenkalender. Je meldt je evenement in een bepaalde periode aan, en tussen het najaar en de winter beoordeelt de gemeente alle aanmeldingen samen. Dat gebeurt zo omdat de stad niet alles tegelijk aankan, en omdat de politie en de hulpdiensten hun capaciteit moeten verdelen. Ben je te laat met aanmelden, dan is je datum mogelijk al vergeven aan een ander.
Wat er in een aanvraag hoort
- Een plattegrond met de opstelling, de nooduitgangen en de aanrijroutes voor hulpdiensten.
- Een verwacht bezoekersaantal en de spreiding daarvan over de dag.
- Een veiligheidsplan, en bij grotere evenementen een verkeersplan.
- Gegevens over geluid, met eindtijden en de richting van de boxen.
- De inzet van beveiliging en eerste hulp.
- Afspraken over afval, toiletten en het opruimen achteraf.
Horeca en alcohol
Schenk je alcohol, dan heb je daar een aparte ontheffing voor nodig, en die moet worden aangevraagd door iemand met de juiste papieren. Voor een tijdelijke tap gelden andere regels dan voor een vaste horecagelegenheid. Werk je samen met een bestaande zaak in de binnenstad, dan is dat vaak de simpelste route, want die heeft de vergunningen al.
Praat vooraf met de buurt
Dit staat in geen enkel formulier als harde eis, maar het is het verschil tussen een soepel evenement en een handhavingszaak. Informeer de omwonenden ruim vooraf, schriftelijk, met de datum, de eindtijd en een telefoonnummer waarop je die dag bereikbaar bent. In de binnenstad wonen mensen boven de winkels en aan de pleinen, en die weten heus dat ze in een levendig gebied wonen. Wat ze vervelend vinden, is het niet weten.
Locaties in en om de stad
Roermond heeft een aantal plekken die zich lenen voor evenementen, van de Markt en het Munsterplein tot het Stationsplein, de Roerkade en de terreinen aan de Maasplassen. Elke locatie heeft zijn eigen voorwaarden, bijvoorbeeld over de ondergrond, over bereikbaarheid voor hulpdiensten en over geluid richting woningen. Vraag daar vroeg naar, want een plan dat op de ene plek zo kan, moet op de andere volledig anders.
Hulp bij de aanvraag
De gemeente heeft een team dat over evenementen gaat en dat meedenkt als je twijfelt. Maak daar gebruik van, zeker als het je eerste keer is. Een gesprek vooraf voorkomt dat je een aanvraag indient die op een detail vastloopt. Wil je je evenement daarna terugzien in de agenda van de stad, dan meld je het bij de citymarketingorganisatie aan, want dat is een aparte stap die los staat van de vergunning.
Na afloop
Een evenement is pas klaar als de plek weer schoon is en de vergunningsvoorwaarden zijn nageleefd. De gemeente kijkt daarnaar, en dat weegt mee bij een volgende aanvraag. Organisatoren die netjes opleveren en die de afspraken over eindtijden nakomen, krijgen het jaar erna makkelijker groen licht. Dat klinkt streng, maar het is precies hoe een stad ruimte kan blijven geven aan initiatief.
